Firmensitz verlegen: Clever, einfach rechtskonform

Firmensitz verlegen ­– so einfach verlegen Sie Ihren Firmensitz

Als Unternehmer scheut man sich ein „running System“ zu unterbrechen. Die Verlegung des Firmensitzes ist ein bedeutender Schritt für jedes Unternehmen – sei es aus strategischen, finanziellen oder organisatorischen Gründen.

Damit die Verlegung Ihres Firmensitzes strategisch und rechtssicher verläuft bedarf es einer gewissen Planung und die Expertise eines Firmensitz-Profis.
Britt Heudorf, vom Firmensitz Grünwald, informiert Sie gerne was bei der Verlegung des Firmensitzes zu beachten ist und gibt Ihnen einen Ablaufplan an die Hand, der den Umzug reibungslos macht. Bitte sprechen Sie auch vor Umzug mit Ihrem Steuerberater über das Vorhaben. Nur Ihr Berater kennt die genauen Begebenheiten in Ihrem Unternehmen.

Grundsätzlich: Was bedeutet „Firmensitz verlegen“?

Der Firmensitz ist der rechtlich eingetragene Ort eines Unternehmens. Bei einer Sitzverlegung von GmbHs, AGs und UGs muss der neue Standort des Firmensitzes immer beim Handelsregister eingetragen werden. Bei einer Einzelfirma reicht die Abmeldung bei der aktuellen Gemeinde und Neuanmeldung bei Gemeinde wohin der Firmensitz neu verlegt wurde.

Der Ablaufplan zur Verlegung des Firmensitzes

Hier eine To-do-Liste zur Verlegung Ihres Firmensitz:

1. Steuerberater, Entscheidung und Beschlussfassung,

• Gespräch mit dem Steuerberater
• Interne Entscheidung treffen (bei GmbH: Gesellschafterbeschluss erforderlich)
• Bei Kapitalgesellschaften: Beschluss über Satzungsänderung (neuer Firmensitz)
• Dokumentation des Beschlusses (z. B. Protokoll der Gesellschafterversammlung)

Bevor der Firmensitz verlegt wird, sollten Sie zunächst das Gespräch mit Ihrem Steuerberater suchen, um steuerliche und rechtliche Fragen zu klären. Bei einer GmbH ist für eine Interne Entscheidung ein formeller Gesellschafterbeschluss notwendig. Handelt es sich um eine Kapitalgesellschaft, muss zusätzlich eine Satzungsänderung zum neuen Sitz beschlossen werden. Dieser Beschluss wird in der Regel in einem Protokoll der Gesellschafterversammlung dokumentiert.

2. Neue Räumlichkeiten finden und vertraglich sichern

• Anbieter finden: Um Gewerbesteuer zu sparen z.B. Firmensitz Grünwald anfragen
• Mietvertrag für neue Geschäftsräume oder Domiziladresse (Geschäftsadresse) abschließen

Mit der Verlegung Ihres Firmensitzes an einen Standort mit niedriger Gewerbesteuer können Ie steuerliche Vorteile genießen. Sobald ein passender Anbieter gefunden ist, sollte ein Mietvertrag für die neuen Geschäftsräume oder eine Domiziladresse (Geschäftsadresse) abgeschlossen werden.

3. Notarielle Beurkundung (bei Kapitalgesellschaften)

• Termin beim Notar zur Beurkundung der Satzungsänderung
• Handelsregisteranmeldung erledigt der Notar

Kapitalgesellschaften können Sitz und Betriebsstätten an verschiedenen Adressen haben. Entscheidend ist, dass im Handelsregister eine erreichbare Geschäftsanschrift eingetragen wird. Bei Änderungen muss die neue Adresse notariell beglaubigt und dem Registergericht gemeldet werden. Soll der offizielle Sitz der Gesellschaft verlegt werden, ist ein Gesellschafterbeschluss nötig. Auch dieser muss notariell beurkundet und im Handelsregister eingetragen werden. Für die Eintragung entstehen in der Regel Kosten zwischen 30 und 140 Euro, zuzüglich Notargebühren.

4. Gewerbe ummelden

• Gewerbe am alten Standort abmelden, meist online möglich
• Die Gewerbeanmeldung am neuen Firmensitz wird durch gute Dienstleister wie z.B. Firmensitz Grünwald als Serviceleistung mitgemacht.

Die Ummeldung des Firmensitzes erfolgt beim Gewerbeamt am neuen Standort.
Dieses informiert in der Regel das bisher zuständige Gewerbeamt automatisch über die Verlegung. Die Kosten für die Ummeldung liegen meist zwischen 15 und 60 Euro.

Wenn der neue Standort in einer anderen Gemeinde oder einem anderen Bundesland liegt, ist es empfehlenswert, zusätzlich eine formelle Abmeldung beim alten Gewerbeamt vorzunehmen, besonders, um Verwechslungen mit ähnlich benannten Betrieben zu vermeiden.

Wichtig: Das Gewerbeamt erhält keine automatischen Infos von anderen Stellen wie dem Finanzamt oder dem Handelsregister. Deshalb ist der Unternehmer selbst in der Pflicht, die Ummeldung fristgerecht vorzunehmen. Wer das versäumt, riskiert ein Bußgeld. Gerne unterstützen wir Sie dabei und übernehmen die Gewerbeanmeldung als Serviceleistung .

5. Finanzamt informieren

• Firmensitzverlegung und neue Geschäftsanschrift dem zuständigen Finanzamt melden (macht der Steuerberater)
• Ggf. Neue Steuernummer beantragen (bei Zuständigkeitswechsel, macht der Steuerberater)

Bei einer Sitzverlegung sollte auch das zuständige Finanzamt informiert werden. In der Regel übernimmt das ihr Steuerberater. Bei dem Umzug Ihrer Firma kann es zu einem Wechsel der Zuständigkeit beim Finanzamt kommen. Daher muss gegebenenfalls eine neue Steuernummer beantragt werden. Die Umsatzsteueridentifikationsnummer bleibt hingegen unverändert.

6. Mitteilung weiterer Stellen

• IHK / HWK (Industrie- und Handelskammer / Handwerkskammer)
• Berufsgenossenschaft
• Sozialversicherungsträger
• Banken, Versicherungen, Geschäftspartner, Kunden

Wenn sich die Geschäftsanschrift eines Unternehmens ändert, müssen auch verschiedene Stellen darüber informiert werden. Dazu gehören unter anderem die Industrie- und Handelskammer (IHK) oder die Handwerkskammer (HWK), die Berufsgenossenschaft sowie die Sozialversicherungsträger. Bei Unsicherheiten zur zuständigen Berufsgenossenschaft hilft die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung weiter.

Auch Banken, Versicherungen, Kunden und Geschäftspartner sollten über die neue Adresse rechtzeitig informiert werden. In vielen Fällen übernimmt der Steuerberater die Mitteilung an die wichtigsten Behörden im Rahmen seiner Tätigkeit.

Nicht vergessen: Auch bei Fahrzeugen, die auf das Unternehmen zugelassen sind, muss die neue Anschrift der Zulassungsbehörde gemeldet werden. Die Aktualisierung sollte zeitnah erfolgen, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

Die Änderung der Geschäftsanschrift muss Ihren Geschäftspartnern und einigen Behörden mitgeteilt werden. Meist macht das der Steuerberater im Rahmen seiner Tätigkeit mit

7. Anpassung von Geschäftsdokumenten und Onlineauftritten

• Neue Geschäftsanschrift auf Briefpapier, Rechnungen, Website, Impressum, AGB
• Google My Business-Eintrag aktualisieren
• Handelsregisterauszug aktualisieren lassen